“五年前我就来查过我爷爷奶奶的户籍档案，因为信息太少，工作人员也没找到。没想到前几天民警主动联系我，说找到了。”了结了困扰已久的一桩心事，李阿姨难抑兴奋。
两份年代久远的户籍档案被成功找到的背后，正在全市有关部门部门推进的纸质档案数字化转化和管理工作发挥了巨大作用。
随着时间推移，年代久远的纸质户籍档案在保存、查找等方面的弊端不断显现，纸质户籍档案的数字化管理势在必行。
传统纸质档案的查询、翻阅都存在诸多不便
“我们辖区有很多解放前兴建的旧式里弄和花园洋房，户籍人口迁移变化较大，来查询旧档案的居民很多。”徐汇有关部门分局湖南路派出所民警严晓韫深有体会，近年来因房产交易、征信、政审等各种用途，派出所户籍查档量一直居高不下。“很多老房子的同一个地址下，往往有好几家甚至是十几家人家，查阅纸质档案的难度非常大。”
严晓韫举例说，有些居民的家庭成员在几个地址间多次迁移的，如要开具家人迁出正明，民警只能随着当事人的户口迁移轨迹逐本翻阅，“快的话，半小时内能查到。遇到疑难情况，有时甚至需要几天时间才能完成查询”。而对于一些年代久远或被查询人已经过世的户籍档案，办理人往往不知道被查询人的详细户籍地址，仅能提供一个姓名，“要查询到具体的户籍信息更是难上加难”。
今年6月底，湖南路派出所完成了纸质户籍档案的数字化转化工作。据介绍，派出所将原先保存的纸质档案全部经由机器扫描，产生高清像素图片，再由软件自动识别抓取上面的文字信息，经人工审核后，统一存入存储设备并纳入有关部门数据库，形成了可即时查询的电子档案。
建立电子档案，只是档案数字化管理的第一步。如何让这些信息能被精准、快速地查询，才是提升服务成效的关键。对此，徐汇有关部门分局专门研发了一套电子档案数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计等功能，满足了对原始户籍档案的查询和调档需求。
据介绍，这套检索系统共设置了户口簿册、迁移正存根、迁入户口正、移入户口正、死亡正存根、出生正、户口审批材料等7个档案类别，并特别设置模糊查询功能。“只要输入姓名、身份正、详细地址、死亡时间、出生日期等查询条件中的一项，就能查询到相关信息，再进行详细筛选。”徐汇有关部门分局人口管理办公室民警胡嘉琪说。
徐汇有关部门自行开发的电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移正存根等7个档案类别
“现在，户籍档案的查询用时从原先10—20分钟，缩短到了5分钟以内。”胡嘉琪表示，电子档案和检索系统建成后，不仅减轻了民警需要手工检索查找的负担，也有力提升了为民办事的效率。
据悉，今年7月底前，徐汇有关部门分局已完成了25万卷、2000余万页纸质户籍档案的数字化转化和录入工作。下一步，分局还将继续拓展电子档案的应用范围，提升档案信息数字化管理的安全性和便利度。
